採購流程涵蓋多個步驟——包括尋源、與供應商談判、購買和庫存管理。採購主要是指獲取製造所需的原材料，也包括滿足其他非生產需求，例如尋找外部供應商和購買辦公用品。
採購只是供應鏈的一部分，供應鏈是指從原材料的獲取到最終產品交付給客戶的全過程。透過適當的評估和供應鏈優化，可以最大限度地降低此過程中的風險，減少出現詐欺、產品品質不佳、交貨延遲、成本超支等問題的可能性。
在本文中，我們將深入探討採購風險，並重點介紹如何透過管理策略和商業數據來減輕這些風險。
前五大採購風險因素
1. 過時的技術
技術的發展速度非常快，並在供應鏈中發揮著至關重要的作用。過度依賴過時的方法可能使您的組織在採購過程中面臨效率低下和錯誤的風險。
自動化和即時可視化等新技術提供了顯著的優勢，並且可以透過消除人工錯誤來確保工作流程的順暢進行。需要人工干預的工作可能成為瓶頸，因此盡可能自動化採購過程是一項節省時間和成本的投資。
然而，隨著數位解決方案的廣泛採用，網絡安全威脅也成為了重大風險。勒索軟體攻擊、資料洩漏等問題很常見，可能會危及敏感訊息並中斷業務運營。
2. 市場波動與經濟風險
世界經濟形勢總是在變化，這會影響供應商關係和採購決策。匯率波動、通貨膨脹、貿易規則變化和地緣政治衝突的快速變化都會影響關鍵材料的價格和供應。這些不確定性可能使企業難以在有限的預算內運作，維持庫存並滿足客戶需求。
3. 不完整的需求分析
採購過程始於需求評估。在進行任何採購之前，您必須首先確定需要什麼、何時需要以及成本是多少。預測是幫助公司制定更好採購計劃的工具之一，它可以幫助防止供應鏈薄弱帶來的複雜問題。
例如，購買過多或過少產品可能會引發更大問題，對業務運營產生負面影響。過多的庫存會導致不必要的支出，增加儲存成本或材料損壞的風險。而購買不足可能導致生產延誤，甚至錯失銷售機會。
4. 供應商風險
穩定的原物料供應對於業務運營至關重要，因此培養健康的供應商關係十分重要。如果供應商的財務狀況不佳，可能會因為破產或現金流問題無法履行合約義務，進而影響您的業務。
如果供應商缺乏必要的生產能力，或受到自然災害等突發事件的影響，您可能會面臨短缺、品管問題或延遲交貨。因此，依賴單一供應商是有風險的。如果沒有替代的供應來源，您將很容易受到供應短缺的影響。
5. 供應鏈風險管理不足
如果缺乏全面的風險管理計劃，尤其是在識別和緩解供應鏈風險方面的計劃，採購階段的決策可能會優先考慮成本而忽視供應商的可靠性，無意中為您的運營帶來脆弱性。
構建有韌性的供應鏈需要具有風險意識的思維方式，並且需要針對市場波動、地緣政治風險和自然災害的應急計劃。正如我們在全球 COVID-19 封鎖期間所經歷的那樣，供應鏈受到嚴重影響，企業被迫創新和適應，進而使其運營變得更加具有韌性。
採購風險評估與管理
在採購階段，可以透過經常進行深入的需求分析來減少風險，並考慮市場條件變化、監管要求，甚至新技術的出現等外部因素。
投資於現代採購技術和軟體平台值得一試，這些技術和平台可以簡化採購流程、提高數據準確性並提供可行的洞察。此外，實施強大的網絡安全措施，例如加密、防火牆和定期的安全評估，來保護您的數位基礎設施。如今，無程式碼工具和簡易表單生成器正在改變行業運作方式，因為任何人都可以開發定制化解決方案。
外部因素可能更難以預測，但仍然會對您的業務產生影響。為應對市場波動和匯率風險，可以考慮採用遠期合同等策略，提前與供應商達成價格協議。跨境採購材料的企業將受益於遠期合同，這是一種對沖匯率波動風險的方式，以減少匯率損失。
另一種有效策略是，在合約中包含退出條款，即在匯率波動超出可接受範圍時，可以選擇退出協議。這意味著，如果匯率上漲到不再有利於您的情況，您將不再受協議約束。這通常在重複採購合約中使用。
定期評估整體經濟形勢並進行情境規劃有助於預見對採購成本和供應鏈穩定性的潛在影響。透過關注經濟發展並擴大供應來源，您可以更好地使公司應對市場變化並作出調整。
在日常運營中，供應商風險可能是您將承擔的最大風險。為防範此風險，您可以對供應商的財務狀況和品質控制過程進行盡職調查，並制定應急計劃，以應對常規供應商無法履行承諾的最壞情況。科法斯企業監測服務 (Coface Monitoring) 等服務可以幫助您執行此任務，當有重大變化時發送警示，讓您始終保持掌握最新情況。
建立穩健計劃的一種方法是促進內部相關部門之間的合作，共同制定全面的風險管理計劃。採購階段中已識別的風險應進行持續監測，任何新資訊都可以用來更新風險管理策略。
利用科技與數據降低採購風險
由於採購決策會直接影響公司的底線，因此在此階段將風險降至最低至關重要。將人工智慧（AI）、自動化和數據分析等先進技術整合到您的業務中，可以顯著減少與傳統、勞動密集型採購流程相關的許多風險。
透過即時數據和預測分析，組織不僅能夠做出明智的採購決策，還可以提高整體效率，將人員資源重新分配到其他工作上。
風險管理的一個關鍵面像是走在風險前面，這包括取得準確且最新的供應商財務狀況，並密切關注區域地緣政治和經濟動態。這也意味著需要進行必要的研究，以了解您的業務供應鏈及其相關風險與區域經濟環境之間的關係。
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